Politique générale de confidentialité

Feel Better at Work

Feel Better at Work prend au sérieux vos droits en matière de traitement des données. Dans la présente politique, vous trouverez toutes les informations sur la manière dont vos données personnelles sont collectées, traitées et utilisées. Elle constitue donc la politique générale de Feel Better at Work dans le domaine du traitement des données.

Feel Better at Work

Représenté par Caroline Iweins, indépendante en personne physique immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) sous le numéro 0760.376.466, dont le siège est établi à Avenue AJ Slegers, 65 à 1200 Bruxelles.

Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de cette déclaration et de notre politique, n'hésitez pas à nous contacter par mail à info@fbaw.be. Pour les questions qui vont au-delà d'une demande d'information, nous pouvons vous demander de vous identifier afin de nous assurer que nous fournissons les informations et les données demandées à la bonne personne.

Données personnelles et traitements de données personnelles : de quoi s’agit-il ?

Les Données Personnelles sont les informations et données permettant d’identifier ou rendant identifiable une personne physique (nom, adresse email, numéro de téléphone ou adresse IP, etc.) et traitées électroniquement ou non.

Les traitements de Données Personnelles désignent toute opération ou tout ensemble d’opérations effectués ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou ensembles de données à caractère personnel, tel que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

1. Informations générales

1.1. Feel Better at Work, responsable du traitement de vos données

Feel Better at Work agit comme responsable de traitement, au sens de la règlementation applicable, lorsqu’il traite les données personnelles des personnes concernées : Utilisateurs du site internet, personnes en consultation, clients pour des formations, consultance et recherche.

En tant que responsable de traitement, Feel Better at Work assure un haut niveau de protection des Données Personnelles des personnes concernées lors de toutes les étapes de leur traitement (collecte, conservation, destruction…). Feel Better at Work s’engage à prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection, la sécurité et la confidentialité des données personnelles des personnes concernées, en particulier contre toute perte, altération, diffusion ou usage illégal. Feel Better at Work s’assure que de telles mesures sont mises en place sur l’ensemble des opérations réalisées dans le cadre de ses traitements, et notamment lors de la collecte des données personnelles, de leur stockage et de leur hébergement.

A cet égard, Feel Better at Work s’assure également que les tiers auxquels il est susceptible de faire appel (sous-traitants, fournisseurs…) respectent cette exigence de protection des données personnelles par la mise en place de mesures appropriées, conformément au RGPD. Les mesures techniques et organisationnelles mises en place peuvent inclure le recours à des formulaires d’inscription sécurisés ou l’accès restreint aux données personnelles. Vos données sont principalement traitées en interne à des fins de gestion et de comptabilité. Parfois, nous avons l'autorisation de transmettre des données vous concernant, parfois nous sommes obligés de le faire. C'est particulièrement le cas lorsque nous sommes légalement obligés de le faire. Toutefois, les règles relatives au secret professionnel sont toujours respectées.

Feel Better at Work invite les personnes concernées à la plus grande prudence dans la communication, par leurs soins à des tiers, de leurs données personnelles. Certains messages ou sollicitations reçus peuvent provenir de personnes mal intentionnées cherchant à obtenir des informations personnelles concernant les personnes concernées en vue d’une utilisation frauduleuse (pratique du phishing). Si la personne reçoit un message qui paraît être une tentative de phishing, elle est invitée à ne pas y répondre et à ne pas ouvrir les pièces jointes, les images ou les liens contenus dans le message.

1.2. Quand est-ce que Feel Better at Work recueille et traite vos données ?

Nous recueillons et traitons les données vous concernant lorsque vous faites appel à l’un de nos services (en matière de coaching, de formation, de diagnostique d’entreprise ou encore de recherche & développement) ou lorsque vous nous contactez.

Dans certains cas, nous traitons vos données dans le but de vous présenter nos services (via le marketing direct).

Enfin, nous pouvons être amenés à traiter des données vous concernant parce qu'elles sont ou peuvent être pertinentes pour nos activités, par exemple pour obtenir vos conseils ou services.

1.3. Vos données sont-elles transférées hors d'Europe ?

En principe, vos données ne seront pas transférées à des pays tiers, c'est-à-dire des pays qui n'appartiennent pas à l'Espace économique européen (qui comprend l'Union européenne, l'Islande, la Norvège et le Liechtenstein). Dans ce cas, nous veillerons à ce que les pays tiers bénéficient d'un niveau de protection adéquat ou nous fournirons des garanties adéquates en concluant des clauses contractuelles types avec les destinataires dans ces pays tiers. Si cela n'est pas possible, nous veillerons à pouvoir nous prévaloir de l'une des dérogations prévues par le règlement général sur la protection des données. Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez contacter Caroline Iweins via l’adresse mail suivante info@fbaw.be.

1.4. Vos données sont-elles transmises à des tiers ?

Les Données Personnelles des Utilisateurs, des Personnes en consultation et des Clients sont destinées à Feel Better at Work. Les Données Personnelles collectées par Feel Better at Work ne font jamais l’objet de transmission à des tiers, pour quel que motif que ce soit. Saut si l’utilisateur, la personne en consultation ou le client nous donne son consentement par écrit. Dans certains cas, Feel Better at Work peut aussi être susceptible de communiquer les données personnelles à toute autorité administrative ou judiciaire qui lui en ferait la demande, conformément à la législation en vigueur.

2. Informations par type d’utilisateur

Dans le cadre de ces activités, Feel Better at Work traite les données personnelles: des « Utilisateurs du site internet », des « personnes en consultation » et des « clients » pour des formations, de la consultance ou de la recherche. Vous trouverez ci-dessous toutes les informations à savoir sur la manière dont vos données personnelles sont traitées par Feel Better at Work en fonction de ces trois types d’utilisateur.

2.1. Que dois-je savoir sur l’utilisation de mes données en tant qu’« Utilisateur du site internet » ?

Les Utilisateurs sont toutes les personnes utilisatrices du site et de tout ou partie des services proposés par Feel Better at Work sur son site, notamment pour avoir des informations concernant ses services.

Quelles données Feel Better at Work collecte et traite ?

Feel Better at Work collecte et traite les données personnelles suivantes des Utilisateurs :

Nom, prénom
Adresse mail

Il s'agit des données que vous nous partagez et dont nous avons besoin pour réaliser le service auquel vous faites appel, telles que vos nom et adresse e-mail et toute autre donnée à cet égard.

À quelles finalités Feel Better at Work collecte-t-il et traite-t-il les données ?

Nous traitons ces données afin de pouvoir vous fournir un service de qualité, répondre à vos questions, vous communiquer nos services ou encore afin de pouvoir fixer des rendez-vous.

Lorsque l’Utilisateur se connecte et utilise le site de Feel Better at Work, des données de navigation sont susceptibles d’être collectées et traitées par Feel Better at Work ou tout prestataire (tiers) de son choix à des fins statistiques afin d’améliorer l’ergonomie du site et de mesurer le nombre de pages vues, le nombre de visites, ainsi que l’activité et le parcours de l’Utilisateur sur le site.

Quels sont les fondements du traitement des données par Feel Better at Work ?

Les traitements réalisés par Feel Better at Work dans le cadre de son site, conformément aux finalités énoncées ci-dessus, sont nécessaires pour lui permettre de satisfaire ses obligations vis-à-vis des Utilisateurs sur le fondement de leur consentement et de respecter les obligations contractuelles et légales qui lui incombent. Lorsque le traitement n'est pas nécessaire à l'exécution de la relation contractuelle, comme dans la communication d’informations sur nos services (marketing direct), il est fondé sur nos intérêts légitimes en tant que prestataire en matière de bien-être au travail, en particulier la liberté d'association et d'information. Ce faisant, nous veillons toujours à ce qu'il y ait un équilibre entre nos intérêts et les vôtres.

Combien de temps vos données seront-elles conservées ?

Feel Better at Work conserve les données personnelles (i) aussi longtemps que cela est nécessaire ou pertinent aux fins prévues, (ii) pour la période pour laquelle elle est légalement tenue de le faire, ou (iii) aussi longtemps qu'un litige ou une enquête judiciaire peut survenir.

2.2. Que dois-je savoir sur l’utilisation de mes données en tant que « personne en consultation » ?

Les Personnes en consultation sont toutes les personnes qui sont ou qui ont été en consultation auprès de Feel Better at Work.

Quelles données Feel Better at Work collecte et traite ?

Fell Better at Work collecte et traite les données personnelles suivantes des personnes en consultation en sa qualité de responsable de traitement :

Données d'identification personnelle (nom, adresse, numéro de téléphone, etc.)
Numéro de registre national
Données d'identification bancaire (numéro de compte en banque)
Particularité personnelle (age, genre, etc.)
Activité professionnelle (employeur, contrat, emploi, etc.)
Composition du ménage (mari, enfants)
Loisirs et intérets
Mode de vie (sport, activité de détente, alimentation)
Information sur la situation professionnelle (condition de travail, contenu du travail, relations de travail, condition de vie au travail, organisation)
Données relatives à la santé (informations recueillies ou établies sur la santé physique et mentale de la personne: par ex. hospitalisations, médication, symptômes physiques ou psychiques, diagnostic, résultats d'examens psychologiques (ou médicaux)…)
Toutes les données essentielles en vue d'assurer le suivi de la personne en consultation

Nous collectons ces données aussi bien lors de conversations en face à face, par téléphone ou par e-mail, que lorsque vous remplissez nos formulaires papier ou électroniques. Dans la plupart des cas, vous nous fournissez ces informations directement, mais il nous est également possible d'obtenir ces informations auprès d'autres parties, telles que votre médecin généraliste, votre employeur ou d'autres spécialistes (p.ex., le médecin du travail, le conseiller en prévention aspects psychosociaux).

Les données financières seront également traitées à des fins comptables.

À quelles finalités Feel Better at Work collecte-t-il et traite-t-il les données ?

Nous traitons ces données afin de pouvoir vous fournir un service de qualité : accompagnement individuel via la création et le suivi de votre dossier personnel ainsi que du contrat qui nous lie. Ces données personnelles nous permettent également d’envoyer des messages d’information relatif aux consultations à la Personne en consultation.

Quels sont les fondements du traitement des données par Feel Better at Work ?

Les traitements réalisés par Feel Better at Work dans le cadre du suivi des consultations de la Personne en consultation, conformément aux finalités énoncées ci-dessus, sont nécessaires à Feel Better at Work pour lui permettre de satisfaire ses obligations vis-à-vis des personnes en consultation sur le fondement de leur consentement. En vue également de respecter les obligations contractuelles et légales qui lui incombent (Loi du 22 août 2002 relative aux droits du patient, article 9 ; Loi coordonnée du 10 mai 2015 relative à l’exercice des professions des soins de santé, article 33§1).

Dans tous les cas où le consentement de la Personne en consultation est nécessaire, le recueil de ce consentement se fait par écrit.

Combien de temps vos données seront-elles conservées ?

Feel Better at Work ne conservera les données personnelles de la personne en consultation que pour la durée strictement nécessaire aux consultations. Au-delà, les données personnelles seront archivées pour une durée de trente ans après le dernier contact puis supprimées passé ce délai.

2.3. Que dois-je savoir sur l’utilisation de mes données en tant que « client » ?

Les clients représentent toutes les personnes faisant appel au service de Feel Better at Work pour des formations, de la consultance en entreprise et de la recherche.

Quelles données Feel Better at Work collecte et traite ?

Fell Better at Work collecte et traite les données personnelles suivantes des clients en sa qualité de responsable de traitement :

Coordonnées administratives de travailleurs (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse mail, etc.)
Données professionnelles (fonction, métier, ancienneté, etc.)
Données relatives à l'emploi (poste, type de contrat de travail, périodes de repos, évaluations, etc.)
Informations sur la situation professionnelle des personnes (conditions de travail, conditions de vie au travail, relations de travail, organisation, contenu du travail)
Toutes les données essentielles en vue d'assurer les services de formation, consultance et recherche

À quelles finalités Feel Better at Work collecte-t-il et traite-t-il les données ?

Nous traitons ces données afin de pouvoir vous fournir un service de qualité (service de consultance en entreprise via l’organisation de formations, d’analyses des risques ou encore d’entretiens individuels ou de groupes ; la recherche & le développement via la collecte de données et le développement d’outils en matière de prévention), de vous communiquer nos services (marketing direct) ou encore afin de pouvoir fixer des rendez-vous.

Quels sont les fondements du traitement des données par Feel Better at Work ?

En principe, nous collectons et traitons vos données sur la base de la relation contractuelle que nous entretenons avec vous à la suite de votre demande de consultance et du contrat que nous concluons avec vous à cette fin. Nous collectons ces données personnelles également en vue de respecter les obligations contractuelles et légales qui lui incombent (Obligation légale - Loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail; Loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail; Conventions collectives ; Règlements de travail; ...). Dans d'autres cas, le traitement est basé sur les missions d'intérêt général que nous accomplissons en tant que prestataires en matière de bien-être au travail.

Combien de temps vos données seront-elles conservées ?

Feel Better at Work ne conservera les données personnelles des clients que pour la durée strictement nécessaire à la réalisation du contrat. Au-delà, les données personnelles seront archivées pour une durée de dix ans après la fin du contrat (= délai de prescription contractuel).

3. Vos droits en tant qu’utilisateur du site internet, personne en consultation et client ?

En principe, vous disposez des droits suivants :

droit à l'information ;
droit de retirer le consentement ;
droit d'accès ;
droit de rectification ;
droit d'opposition ;
droit d'effacer des données ;
droit de limiter le traitement ;
droit à la portabilité des données ;
droit de ne pas faire l'objet d'une prise de décision automatisée ;
droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données.

Pour l'exercice de vos droits, il suffit d'en faire la demande auprès de Caroline Iweins via l’adresse mail suivante info@fbaw.be, moyennant preuve de votre identité. Nous vous demandons de le faire afin d'éviter que vos données ne soient communiquées à une personne qui n'y a pas droit.

Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont Feel Better at Work traite vos données, vous pouvez toujours déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.

4. Modifications

Feel Better at Work se réserve le droit de modifier cette déclaration et/ou cette politique. Les modifications seront notifiées aux utilisateurs via le site Internet.

Fait le 17/12/2020